シリーズ第６回　「社内の業務で使用する用語は統一する」

会社におけるコミュニケーションでは、「使う言葉の意味を誰が聞いても同じように解釈できる状態」を作ることが非常に重要です。
言葉の定義が統一されていないと、同じ単語を使っていても人によって理解が異なり、意思決定や行動が食い違ってしまいます。

言葉の定義が曖昧なままだと何が起こるか

会社内で使われる用語が明確に定義されていないと、曖昧な解釈や「自分に都合の良い」解釈が横行します。
その結果、部門ごと・担当者ごとに行動の方向性がバラバラになり、会社としての一貫性を欠いた意思決定が行われる
危険があります。
特に経営判断に直結する事項では、全社員が同じ用語を同じ意味で理解していることが最低条件です。

例えば「利益」という言葉ひとつを取っても、「営業利益」を指す場合と「粗利益（売上総利益）」を指す場合では、
そこから導かれる行動や意思決定が大きく異なります。
もしこの定義が曖昧なまま会議や報告が行われれば、「思っていたより利益が少ない」「いや、そうじゃない」という
無駄な議論が発生し、時間と労力が浪費されます。

悪い実例：定義の食い違いが招いた損失

ある中小企業で、営業部と経理部が「売上」の定義を共有していなかった事例があります。
営業部は「請求金額＝売上」と考えていましたが、経理部は「入金済みの金額＝売上」として管理していました。
その結果、営業部が「売上目標達成！」と報告しても、経理部では「未入金が多く、実際には未達成」という認識になり、
経営会議で大きな混乱が発生。経営者はこの誤解を正すために急遽全社ミーティングを開き、改めて用語の定義を統一する
必要がありました。このケースでは、意思疎通のズレが取引先への支払い遅延や資金繰りの悪化につながり、
数百万円規模の資金ショート寸前という事態にまで発展しました。

用語統一は生産性向上の第一歩

業務効率を高めるためには、まず社内で頻繁に使う言葉を洗い出し、意味を明文化することが有効です。
例えば以下のようなステップが考えられます。

1. 頻出用語のリスト化：会議や日報、報告書などでよく使われる単語をピックアップする。
2. 定義の明文化：その単語の意味を、部門や役職に関わらず共通の言葉で説明できる形にまとめる。
3. 社内共有と運用：会議等での発言の折、本当に適切な言葉を使用しているかのチェックを行い、意識的に改める。

横文字や略語にも注意

また、外来語や略語も要注意です。例えば「コンバージョン」という言葉も、マーケティング部では「成約件数」を
指していても、別の部署では「お問い合わせ件数」と認識している場合があります。
横文字を使うと一見かっこよく聞こえますが、その意味が全員で一致していなければ逆効果です。

まとめ
社内で用語が統一されていることは、会社の進める施策を具体化し、生産性を高めるための「土台」です。
言葉の解釈のズレが業務効率を下げ、時には大きな損失を生むことを忘れてはいけません。
ぜひこの機会に、自社の言葉の使い方を見直し、誰が聞いても同じ意味で理解できる共通言語を作りましょう。